Démarrer avec Google Drive en entreprise

Rappelons-le, Google Drive est un système de synchronisation des fichiers entre le cloud Google et votre (vos) ordinateur(s). Un nouveau répertoire s’ajoute sur votre ordinateur, tous les ordinateurs rattachés à votre compte Google Apps, équipés du Google Drive seront à jour des mêmes fichiers.

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Une fois le logiciel Google Drive téléchargé et installé sur votre ordinateur*, le Drive se retrouve sur le web de Google Apps en lieu et place des Documents. L’ensemble des fonctionnalités des Google Docs est repris avec l’ajout de la synchronisation.

Attention à la bande passante de votre connexion internet

Si comme moi vous choisissez de placer l’ensemble de vos fichiers de travail sur le Drive, gardez à l’esprit que la synchronisation de vos fichiers vers les serveurs de Google vont saturer la bande passante upload de votre liaison, pour le moins si vous utilisez de l’ADSL (alfa-safety utilise en effet un ADSL pour le surf sur le web et un SDSL réservé à l’administration de notre infrastructure). Cela aura pour effet de ralentir la vitesse du web et de la messagerie pour l’ensemble de l’entreprise. On conseillera de laisser tourner la synchronisation le soir, ou, quand c’est possible, de le faire de chez soi.

Le partage de documents

Il faut tout d’abord définir ce qu’est un document. Drive en reconnait une trentaine répartis sur deux grandes familles :

– les documents sur lesquels nous travaillons tous les jours (Word, Excel, PDF, images, photoshop, etc.), pas de collaboration à plusieurs en simultané

– les Google Documents (traitement de texte, tableur, présentation, formulaire, …), ils ont un format propriétaire, mais plusieurs collaborateurs peuvent y travailler simultanément.

Differents docs

Dans tous les cas le partage implique que la personne avec laquelle vous partagez ait aussi un compte Google Apps ou Gmail.

Il est toujours possible de partager un document du Drive (Word, Excel, …) de façon traditionnelle via email si votre correspondant n’est pas équipé de Google Apps / Gmail. Mais ce type de partage rend assez difficile la gestion des versions de document à mesure que chacun apporte ses modifications.

La conversion de documents

Il est aussi facile d’importer des fichiers Word, Excel et PowerPoint au sein des documents. Au fois dans le Drive cliquer sur Exporter vers Google Documents.

Conv GDOC

* Lors des premières ouvertures de Drive sur le web, Google vous proposera de télécharger le logiciel Mac ou Windows selon le système que vous utilisez.