Comment exploiter tout le potentiel de Google Apps

L’iceberg Google Apps

Comme beaucoup d’applications, Google Apps est très largement sous utilisée et sous-exploitée par ses utilisateurs.

Bien souvent on ignore des fonctionnalités parce qu’elles sont complexes et rarement utilisées, la bonne nouvelle ici est que ce n’est pas le cas.

La plupart des clients utilisent le mail, les contacts, et l’agenda, mais très peu vont au delà et tirent partie du stockage partagé via le drive, encore moins du chat et de la vidéo conférence, pour ne pas parler des applications bureautiques et du mode collaboratif.

En fait, à l’heure de la transition numérique, du travail collaboratif, la majorité des clients de Google Apps ne tirent absolument pas la valeur que cette solution peut leur apporter .

Voici quelques premiers rappels et  conseils pour bien profiter du potentiel de cette suite logicielle.

Optimiser l’usage de la messagerie Gmail

C’est le premier usage de Google Apps et c’est donc le seul service à être utilisé par tout le monde. Sauf que de nombreuses fonctionnalités ne sont elles pas connues alors qu’elle pourraient vous faciliter la vie:

  • les libellés pour classer vos emails proprement, tout en continuant à pouvoir faire des recherches dans tous vos mails,
  • le mode déconnecté, qui permet de travailler sur sa messagerie sans connexion internet,
  • la recherche avancée pour faire une recherche fine en combinant plusieurs critères, c’est simple et efficace,
  • les groupes, pour travailler en listes de diffusion mais aussi pour faire bien davantage, nous verrons cela plus bas.
  • en finir avec les pièces jointes qui engorgent les messageries, la bande passante internet, et multiplient les copies inutiles et divergentes du même fichier: c’est possible en utilisant le Drive et ses fonctions de partage, voire plus bas.

Faire plus avec  son agenda Google Apps

L’agenda fait partie, avec la messagerie et les contacts, des fonctions largement diffusées, mais on peut encore aller plus loin:

  • gérer des agendas de ressources, pour une salle de réunion, un vidéo-projecteur ou une voiture,
  • créer un agendas d’équipe, pour un agenda de congés, ou un planning d’astreinte, …
  • inviter via son agenda à des video conférence, nous verrons cela plus bas,

Etre plus efficace dans la gestion des Contacts, gérer des groupes

La base de contacts est une des principales richesses d’une entreprise, les mettre à jour, pouvoir les partager est donc critique, voici nos recommandations:

  • gérer des groupes dans Google Apps pour créer des listes de diffusion mais au delà partager des dossiers, documents, inviter à des réunions, et bien davantage encore. C’est tellement plus rapide et efficace, et c’est très simple : un utilisateur peut le faire sans passer par son administrateur et sans être un expert en administration de messagerie.
  • Evercontact est une application complémentaire qui scanne vos mails et détecte automatiquement la signature de votre interlocuteur: il vous propose  d’intégrer automatiquement les nouveaux contacts ou les mettre à jour tout en gérant les doublons. Idéal pour les commerciaux ou les managers.

Le Drive, stockage ligne sécurisé pour partager, synchroniser, et travailler en mode collaboratif

Avec le Drive, nous quittons les terres explorées de Google Apps, les 3/4 des structures utilisatrices négligent complètement cet outil pourtant si utile et efficace.

  • 30Go de stockage dans le cloud, c’est le volume de stockage dont dispose  chaque utilisateur Google pour toutes ses Apps . Pour une société de 40 personnes, cela fait 1,2To de stockage  très sécurisé ! Si l’on compte 5 à10Go pour une boite mail déjà conséquente, cela vous laisse 20 à 25 Go de pur stockage accessible de partout via une simple connexion internet.
  • le partage de fichiers et dossiers: à partir de votre Drive, vous pouvez en quelques clics partager des documents ou des dossiers avec des correspondants au sein de votre entreprise ou en externe. Fini les envois de fichiers volumineux qui engorgent la messagerie et consomment votre bande passante internet.
  • Compatible Microsoft Office: et sachez que le Drive permet de stocker et travailler sur vos documents Office.
  • Combiné avec les groupes, le drive est très puissant pour créer des arborescences partagés au sein d’une organisation ou de manière transverse sur un projet.
  • Synchroniser ses fichiers sur son poste de travail pour travailler en mode déconnecté est simple et idéal pour les utilisateurs nomades de plus en plus nombreux.
  • Travailler en mode collaboratif avec les Apps, Docs, Sheet, Slide, Forms, une suite bureautique qui fonctionne sur le Drive et permet de véritablement travailler à plusieurs sur le même document, en gérant les versions et les commentaires des uns et des autres. Un vrai mode collaboratif.

Communiquer en direct avec Hangout

Avec Hangout, vous pouvez communiquer de votre bureau en temps réel avec vos contacts, en face à face ou à plusieurs:

  • la messagerie instantanée vous permettra d’éliminer les emails inutiles et d’échanger plus rapidement, vous gagnez du temps et allégez votre boite mail,
  • la conférence vidéo vous permettra de vous réunir à plusieurs en quelques clics en face à face, en interne comme en externe , le tout positionné dans les agendas des participants.  Vous  économisez les temps et frais de déplacement et planifiez plus facilement vos réunions.
  • en plus, pendant un Hangout vous pouvez partager votre écran, un document, prendre la main à distance, et même partager en temps réel vos prises de notes de la réunion, …

Retrouvez le tout sur votre mobile ou votre tablette

Google Apps intègre complètement la diffusion de tous vos contenus et l’accès à vos applications sur votre mobile ou votre tablette.  Un module complet de Mobile Device Management , MDM, permet gérer les appareils mobiles en toute sécurité, et de supprimer à distance les données synchronisées sur un appareil perdu ou volé.

Comment rattraper son retard…

Cette situation de sous-utilisation est fréquente mais facile à rattraper. Interrogez votre prestataire pour une évaluation rapide de vos usages, il vous fera des préconisations d’amélioration et vous proposera un plan de formation adapté afin de permettre à vos utilisateurs de vraiment tirer le meilleur parti de Google Apps for Work. En quelques semaines, tout peut être bouclé.

N’hésitez pas à nous consulter, contactez-nous ou venez  rendre visite à notre site web.

Voir aussi sur ce blog nos articles précédents sur Google Apps.

 

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