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Les bonnes pratiques du mass mailing

MessagerieA l’occasion de la fin de l’année, vous êtes nombreux à envoyer vos vœux  à vos clients et partenaires . Mais au moment d’appuyer sur le bouton envoi pour expédier, il vaut mieux prendre le temps de vérifier si vous avez suivi la bonne méthode.

A défaut vous prenez le risque de perturber fortement vos utilisateurs.

Voici pourquoi, et quelles sont les bonnes pratiques à respecter.

Les dangers à envoyer soi-même son emailing

Il y a de multiples dangers à expédier son emailing directement depuis son poste de travail ou même son propre serveur de messagerie:

  • d’abord, un fort risque d’engorger le réseau et la bande passante internet. Tout d’un coup, vos utilisateurs ont l’impression que le réseau s’écroule, mais ce sont juste 10.000 envois qui viennent de partir. Et il faudra souvent un très long moment avant de comprendre ce qui se passe.
  • Ensuite un risque de blacklistage par votre opérateur ou les opérateurs destinataires. Surtout si vous n’avez pas respecté les bonnes pratiques de préparation de votre emailing dont nous parlerons plus loin. Si votre envoi n’est pas correctement préparé, et ne respecte pas les règles qu’imposent les opérateurs internet, ceux-ci peuvent blacklister votre domaine ou serveur d’envoi. Pendant une durée qui peut aller de quelques heures à 48 heures, plus aucun mail venant de chez vous ne sera acheminé ! Il faut alors attendre, aucune action ne pourra accélérer le process de « de-listage ».

D’ou la nécessité de passer par un serveur d’envoi de mails en volume.

Passer par un serveur relais d’envoi de mails

Un serveur d’envoi d’e-mailing en volume est un serveur relais qui va vous servir pour router votre mailing.

Il est spécialement configuré dans cet objectif, et assure les rôles suivants:

  • il respecte les règles d’échange de mails entre opérateurs. Chacun met en oeuvre ses propres règles, qui peuvent par ailleurs varier dans le temps. Difficile donc de faire cela soi-même, autant laisser faire les spécialistes.
  • Il va effectuer un certain nombre de pré-contrôles et et vous prévenir de de calibrage à mener avant envoi, afin de réduire les cause potentielles de mauvais routage,
  • Ce serveur doit être autorisé et reconnu comme émetteur pour votre domaine, à défaut, il sera rapidement catégorisé comme spam,
  • Le serveur déporte le risque de blacklistage sur un serveur externe à votre domaine, cela vous évitera d’être bloqués depuis votre serveur de messagerie, et vos utilisateurs pourront continuer à utiliser normalement leur messagerie. Par exemple, un site e-commerce devra éviter d’envoyer ses voeux ou une promo par le même serveur que celui qui envoie les confirmations de commande ! Cela parait évident, mais cela arrive très régulièrement.

Les bonnes pratiques de l’emailing

Quelques définitions: en matière d’emailing, une notion clé est le taux de « bounce » ou « rebond », c’est à dire de mails qui sont rejetés. On parle de :

  • « soft bounce », quand le mail ne peut être délivré pour une raison temporaire, et on peut dire légitime. Par exemple, une boite pleine, un message trop volumineux, un serveur de mail temporairement inaccessible. Le message en soft bounce sera réexpédié plusieurs fois par le serveur relais.
  • « hard bounce », quand le mail est rejeté parce que l’adresse est erronée, le nom de domaine n’existe pas, ou encore le destinataire vous a bloqué comme expéditeur.

Pour réussir ses envois, et ne pas être bloqué par les opérateurs, il faut conserver un taux de rebond le plus faible possible, et pour cela, avant d’envoyer son emailing,  il faut respecter un certain nombre de bonnes pratiques de préparation:

  • Nettoyer sa base de contact très régulièrement, combien de saisies erronées (gmail.fr, hotmail,…), plus vous attendrez pour le faire, plus ce sera compliqué,
  • traiter les retours , adresse erronées, demandes de désinscription, … pour conserver un taux d’échec sur envoi dans les normes,
  • Penser à bien utiliser une adresse émettrice qui pourra recevoir les retours en erreur afin de pouvoir les traiter,
  • Découper les envois en lots et les échelonner dans le temps; au final le traitement en sera plus rapide et le risque de classement en spam moins élevé,
  • Veiller à limiter le poids du mail, un message trop riche en médias aura beaucoup plus de mal pour arriver à destination.

Conclusion

Tout ceci paraîtra évident à beaucoup qui ont une réelle expérience, mais de très nombreuses entreprises qui ne font pas ce genre d’opérations régulièrement se mettent temporairement en difficultés.

Il ne faut surtout pas se précipiter et envoyer dans de mauvaises conditions un mailing mal préparé. les conséquences peuvent être lourde pour votre organisation. Passer par un service externe qui assurera le traitement technique et vous fournira les conseils adaptés est une vraie solution. Il faut s’y prendre un peu à l’avance, mais le résultat sera là !

Tous nos vœux d’emailing réussis pour 2016 !

 

 

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