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Google Apps for Work, une véritable alternative bureautique ?

Des Google Apps, tout le monde connaît la messagerie Gmail, et dans une moindre mesure le Drive, mais l’environnement complet bureautique développé par Google reste relativement méconnu en France.
Avec un coût d’abonnement de 40€ HT par an et par utilisateur, cette solution est pourtant très attractive financièrement, très complète fonctionnellement, très simple en terme de déploiement et peut constituer une véritable alternative à Microsoft Office.

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Les fonctions de communication: mail, contacts, agenda, chat et video conf

La messagerie , les contacts, et l’agenda

Gmail est devenu un standard de messagerie, l’outil est très simple de prise en main et souvent connu des utilisateurs qui s’en servent déjà à titre privé.
La gestion des contact est également très inutuitive, il faut juste savoir que la fonction de contacts partagés nécessite l’usage d’un plug-in complémentaire.
Enfin l’agenda est aussi simple d’usage que la messagerie, et gère nativement la fonction d’agenda partagé.

Le chat et la conférence vidéo

Là où Google commence à faire la différence, c’est dans la simplicité avec laquelle on peut engager un chat en ligne avec des utilisateurs ou même ouvrir une conférence vidéo ou audio qui permettra de partager un écran au travers de Hangouts
Alors que l’on est en train d’écrire un email , on peut décider d’engager un chat avec un contact, puis de passer en conversation directement avec ou sans vidéo. Cela permet d’alléger le volume de mail et d’accélérer la communication en passant en synchrone. Très utile quand les utilisateurs sont répartis sur différents sites.
On verra plus loin que ces fonctions sont aussi disponibles à tout moment à en travaillant sur un document.

Le drive et la suite bureautique

Le Drive Google

Le Drive de Google est un espace de stockage en ligne mis à disposition de chaque utilisateur, il permet de stocker des fichiers, d’y accéder de partout en ligne, mais aussi de synchroniser localement ses documents pour travailler hors ligne le cas échéant, de les partager, ou de les transférer.
Un certain nombre de caractéristiques spécifiques du Drive Google sont liées aux applications bureautiques que l’on verra ci-dessous, elles permettent un mode collaboratif inégalé.

Serveur de fichier et dossiers partagés

Une des caractéristiques du Google Drive est qu’il fonctionne par utilisateur. Ceci peut être perturbant pour un entreprise qui travaillait avec un serveur de fichier traditionnel, avec des répertoire communs par structure. Comment passer de l’un à l’autre ? En fait on peut très bien gérer ces dossiers communs et des groupes de partage avec Google Drive. Comme sur n’importe quel serveur de fichier, il faut définir la structure que l’on souhaite mettre en place, les espaces, les groupes, et les règles de partage; et un prestataire Google Apps for Work pourra vous assurer le même mode de fonctionnement, en sachant que les fonctions d’administration de Google sont très simples et assurent une gestion fine de l’utilisateur.
La gestion des partages par l’utilisateur est à la fois très puissante et très simple à contrôler par l‘administrateur.

La suite bureautique

Google a développé une suite bureautique incluant Docs, Sheets et Slides, très comparable à la suite office de Microsoft.
A 99%, un utilisateur standard y retrouvera les fonctionnalités qu’il utilise couramment et pourra importer sans difficultés des documents d’origine Microsoft Office. Les écarts principaux pourront porter sur les macros, la structure d’un tableau croisé dynamique complexe, une fusion de documents, ou encore la récupération des mises en forme dans en traitement de texte ou diapositives. Mais pour l’essentiel, les Apps permettront de faire la même chose qu’avec Office.
A noter aussi que les Google Apps permettent d’importer un document Office, de le modifier, ou encore d’exporter un document Google au format Microsoft Office ou encore pdf. Cela veut dire que les barrières de compatibilité sont minimes et qu’une société qui a fait le choix de Google, peut très simplement échanger avec un partenaire qui fonctionne avec Microsoft.
En plus, la suite Google permet un véritable travail collaboratif: plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps en ligne sur un document stocké sur le Drive, y apporter des modifications, proposer des changements, apporter des commentaires. L’ensemble de l’historique des versions sera conservé nativement.

La simplicité d’usage et la gestion du changement

Facilité de déploiement

Une des objection fréquente au passage sur la suite Google est la perte de repère et la résistance au changement. Oui l’environnement Google est différent et implique un changement d’habitudes, mais ce changement est le plus souvent simple et facile:
de nombreux utilisateurs sont déjà habitués aux environnements Google, et ceci ira croissant avec les jeunes générations, la fameuse génération Y a fait ses études avec ce type d’outil et d’environnement,
le design des interface Google est très simple et épuré, et d’un apprentissage très intuitif, de nombreuses ressources d’auto formation sont disponibles en ligne,
L’environnement Google évolue en continu, les nouvelles fonctionnalités sont intégrées au fil de l’eau et cela évite à la fois les migrations lourdes, et les coûts associés, tous les 3 ou 4 ans comme c’est le cas avec un logiciel classique.
Pour l’administrateur, la gestion des configurations et des droits est très simple et intégrée, pas de crainte à avoir en termes d’adaptation de ce côté non plus, au contraire.

Optimiser l’utilisation et la gestion du changement

Le risque majeur pour l’environnement Google est que, comme pour la plupart des applications, le nouvel utilisateur ne se limite qu’aux fonctionnalités équivalentes à celles qu’il connaissait déjà et n’aille pas plus loin.
C’est pourquoi une gestion du changement et un accompagnement par une prestataire spécialisé sont recommandés. Rien de lourd, compliqué ou coûteux, mais un vrai intérêt pour tirer profit du mode collaboratif.

Une vraie alternative, un déploiement simple, des gains fonctionnels et des économies importantes a la clé

Fonctionnellement la réponse est oui, Google Apps for Work est une véritable alternative bureautique collaborative. Et encore, nous n’avons pas exploré ici l’intégralité des fonctionnalités de Google Apps for Work.

Nombreuses sont  les nouvelles entreprises et start-up qui partent directement sur cette solution. Pas d’infrastructures, pas de licences, pas de choix techniques, peu de compétences nécessaires, et l’accès à un niveau très riche de fonctionnalités dès les premiers utilisateurs. Par ailleurs, l’environnement collaboratif de Google est particulièrement adapté aux entreprises multi-sites ou comptant des collaborateurs distants. Enfin, Cette solution a été largement adoptée par l’enseignement supérieur qui forme les nouveaux entrants sur le marché du travail.C’est le par essence le modèle du Cloud.

Budgétairement, l’équation est très favorable pour tout type d’activité et on ne peut plus simple en termes de gestion des coûts. Il est possible de faire des économies très conséquentes. La gestion du changement et l’adaptation des utilisateurs sont plus simples qu’elles peuvent paraître au premier abord car l’interface est facile à appréhender par tous, utilisateurs et administrateurs.

S’engager dans une migration sur Google Apps peut être une opportunité réelle de progresser vers le mode collaboratif tout en réalisant des économies conséquentes. Renseignez vous plus avant sur le sujet en consultant alfa-safety, le partenaire agréé qui saura vous conseiller et vous guider dans le déploiement.

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