PME : passer au collaboratif 2/2 – surmonter les craintes et objections

Dans un article précédent, nous avions abordé les fonctionnalités et les gains de productivité apportés par le collaboratif, avec des cas d’usage concrets, et présenté les principales solutions.

Nous avons vu notamment que les gains de productivité sont immédiats et qu’ils concernent l’ensemble de la population d’une entreprise. Un simple gain de 5mn par jour et par personne représente 1% de gain de productivité à l’échelle de la masse salariale.

Nous abordons aujourd’hui les craintes et objections qui peuvent ralentir l’adoption du collaboratif et nous verrons qu’elles sont toutes largement surmontables et ne doivent justement pas vous freiner.

Les freins et objections au déploiement du collaboratif

Même s’il permet de rendre les collaborateurs très vite beaucoup plus efficaces, informés et réactifs,  les freins à l’adoption du collaboratif restent réels. Le principal obstacle au passage au mode collaboratif n’est pas technique, il repose essentiellement sur des a-priori et appréhensions.

Dans cet article, nous allons donc proposer des réponses claires et objectives à ces objections ainsi qu’une démarche pour s’engager sereinement et sans risque budgétaire dans le collaboratif. L’idée est de permettre à un décideur de cerner aussi complètement que possible le sujet et ainsi de rationaliser son approche et sa prise de décision.

En effet, dans beaucoup de PME, on s’aperçoit que les principaux obstacles sont surtout dans les esprits : objections, craintes mais aussi parfois un peu de confusion sur la réalité d’un projet de collaboratif.

Objection 1: Le passage au collaboratif est un changement compliqué pour les utilisateurs : faux,

Les nouveaux outils du collaboratifs sont beaucoup plus simples que les anciens, tant pour l’administrateur informatique que pour l’utilisateur. Pour l’utilisateur, les interfaces web sont très intuitives , elles sont même déjà souvent connues, et leur prise en main passe par une présentation rapide. Evidemment, cela peut représenter une perte de repère initiale, mais très vite la simplicité d’usage et les gains dégagés par les nouvelles fonctionnalités font rapidement oublier son ancien logiciel.

Le changement initial qu’il faut accompagner n’est pas plus conséquent, voire plus léger, que lorsque vos utilisateurs ont changé de version d’Office ces dernières années, et pourtant le passage au collaboratif leur apportera bien plus cette fois-ci.

Objection 2: passer au collaboratif est cher, implique de dégager un budget  de fonctionnement supplémentaire conséquent : faux,

Ces nouveaux outils sont très compétitifs en tarif, le plus souvent sous forme d’un abonnement par utilisateur tout compris. En plus ils fonctionnent en mode Saas via internet et donc il n’y a plus de serveur, de maintenance ou de migration à gérer. Pour les outils réellement web , il n’y a plus de déploiement sur le poste de travail et l’équipe informatique va gagner un temps précieux.

Ce que les entreprises mesurent mal aujourd’hui c’est ce que leur coute leur solution actuelle. Pour la messagerie et la bureautique, il faut bien suivre une approche globale des coûts:

  • les licences de messagerie ou le coût à la boite de la messagerie actuelle (qui sera moins riche fonctionnellement),
  • les licences logicielles de la bureautique, qu’elles soient achetées en tant que telles ou intégrées en OEM dans le prix du PC,
  • le coût des serveurs de messagerie, du serveur de fichiers, leur maintenance, le temps passé par l’équipe informatique,
  • le coût des migrations , changements de version, renouvellement de matériel (serveur ou poste de travail), déploiements sur les postes de travail.

Les solutions collaboratives fonctionnent sous la forme d’un abonnement à l’utilisateur , avec un complément possible sur le volume stocké des plus gros consommateurs ( le plus souvent une proportion marginale de la population).

Google Apps coute 40 euros HT par an et par utilisateur, soit 4.000 euros pour une entreprise de 100 personnes, sans serveur à déployer et maintenir, sans coût de mise à jour, et rien à déployer sur les postes. Quelle autre solution interne peut rivaliser en coût et simplicité ? Même si l’on n’utilise que la messagerie, le chat, la vidéo conférence, les contacts, l’agenda et le drive de manière simple, le budget est faible pour des fonctionnalités déjà très riches. Et si votre entreprise louait auparavant des boites simples de type pop/imap à un coût faible, l’écart de coût restera assez modeste pour un gain en fonctionnalités considérable. Si l’on pousse l’adoption du collaboratif jusqu’à la bureautique complète, le budget de Google Apps reste le même avec une solution proche et largement compatible avec Microsoft Office .

De son côté, Microsoft Office 365 a beaucoup amélioré ses tarifs pour les PME, la messagerie seule représente un budget de 50 euros par an, et à partir de 106 euros avec toute la bureautique, les packages sont donc devenus beaucoup plus compétitifs.

Enfin si vous ne choisissez qu’une solution de serveur de fichier en ligne collaboratif seule, votre budget sera de l’ordre de 300 euros par mois, sauvegarde comprise, pour une PME de 100 personnes, avec un outil très riche en fonctionnalités, gestion des droits et un sécurité très élevée.

Objection 3 :  Le passage au collaboratif représente un risque de sécurité et de perte de contrôle des données : faux,

Cette objection en recouvre en fait le plus souvent 2 préoccupations:

  • d’abord, le fait de passer en mode hébergé ferait perdre la maîtrise des données qui ne sont plus hébergées dans l’entreprise,
  • en plus les données sont hébergées à l’étranger et les solutions ne respectent pas la législation française en matière de protection des données.

Effectivement, ces nouveaux outils sont fournis en mode Saas, les données sont donc hébergées dans des datacenters. Mais le service repose sur une architecture ultra redondée et sécurisée sur plusieurs datacenters récents. Les techniques de cryptage des échanges entre le client et le site d’hébergement sécurisent les échanges sur le réseau internet. Enfin, l’administrateur dispose d’une interface de gestion avec des moyens de contrôle qui permettent un contrôle complet et très fin des droits, des accès, des quotas,… En standard, le service Saas offre un niveau de sécurité très supérieur à un serveur classique hébergé dans l’entreprise, a fortiori un serveur physique. Le fait de ne plus avoir ses données chez soi, ne rend pas le système moins sûr, bien au contraire.

Par ailleurs les  groupes américains, qui sont les principaux acteurs du collaboratif, n’ont pas encore de datacenter en France. Ils sont le plus souvent hébergés en Irlande, où ils sont implantés depuis de longues années et où la filière des nouvelles technologies est très développée. Parfois aussi en Allemagne. Ces pays sont membres de l’Union européenne et soumis aux mêmes contraintes législatives que la France en matière de protection des données. Par ailleurs, un acteur comme  Google qui se sait très suspecté en matière de protection des données, publie une charte d’engagement de confidentialité et de sécurité qui est très très claire et précise pour justement rassurer les entreprises. C’est même un cas peu banal dans la profession.

Et si l’on ne veut absolument pas prendre de risque, il faut savoir que des solutions très performantes de stockage collaboratif hébergées 100% en France existent. alfa-safety en propose une parmi ses services cloud que vous pouvez consulter sur notre site web alfa-safety. Elle permet à une PME qui n’est pas prête à basculer complètement en collaboratif d’adopter une démarche graduelle et de se rassurer en choisissant un hébergement en France.

Objection 4: Le mode collaboratif rend dépendant d’une connexion haut débit qu’il va falloir augmenter et qui va coûter plus cher : en partie vrai, mais tout à fait surmontable et de toute façon inévitable.

Effectivement, les nouveaux outils collaboratifs reposent sur un accès via le web, ils impliquent une connexion internet haut débit et vont donc consommer de la bande passante internet, mais :

  • Une entreprise peut-elle se passer aujourd’hui d’une connexion internet efficace dans ses bureaux, n’est-ce pas devenu presque plus important que l’aménagement des bureaux ? Cet accès internet n’est-il pas de toute façon indispensable pour un grand nombre d’autres usages ?
  • Par ailleurs, les solutions collaboratives gèrent l’optimisation de leur besoin en bande passante et réduisent l’usage des pièces jointes aux messages, ils éviteront ainsi les engorgements de la ligne causés par les mauvaises méthodes de travail actuelles. Ce dernier point est trop souvent négligé, mais les transferts inadaptés de fichiers volumineux sont une des toutes premières causes de saturation des réseaux. Et le stockage collaboratif apporte un  amélioration considérable sur ce plan là.
  • Enfin, les sites distants ne consommeront plus la bande passante du siège pour accéder à une serveur de messagerie ou de fichier qui y serait hébergé actuellement.

Par ailleurs, il faut rappeler que ces outils permettent un travail en mode déconnecté:

  • le serveur de fichier permet une synchronisation sur le poste de travail, et donc d’accéder à ses fichiers même en cas d’absence de connexion, dans les transports, ou sur un lieu mal desservi,
  • la messagerie elle-même permet aussi de travailler en mode local en cas d’absence d’accès internet, ou le temps de le rétablir.

De toute façon, en cas de coupure réseau, vous n’envoyez plus ni ne recevez de messages, quelque soit votre solution actuelle, et dans une entreprise multi-sites, les utilisateurs distants n’ont plus accès au serveur de fichier centralisé.

Donc oui, le mode collaboratif implique une connexion haut débit, son adoption va même probablement amener une entreprise à consolider son accès haut débit, mais cela ne représentera qu’un écart de coût marginal. Le plus souvent, ce sera l’élément déclencheur d’une évolution qui aurait été nécessaire de toute façon. Enfin la qualité de son accès internet ou réseau d’entreprise, est un élément déterminant aujourd’hui de la performance et de la productivité d’une entreprise ainsi qu’une condition préalable à la mobilité.

Objection 5,  La migration vers le collaboratif est coûteuse en temps et  en budget : faux,

Quels sont les composants et facteurs de coûts d’une opération de migration sur un nouveau logiciel en général ?

  1. l’apprentissage du nouvel outil et de ses fonctionnalités par les utilisateurs,
  2. la gestion du changement et l’adoption des nouvelles méthodes de travail,
  3. le déploiement de la nouvelle infrastructure, les matériels, les licences, le temps passé par l’équipe informatique,
  4. la migration et la reprise des données,
  5. la protection contre le risque lié à la bascule proprement dite,
  6. la gestion du projet dans son ensemble,

Les nouveaux outils collaboratifs  sont déjà largement connus des utilisateurs, directement ou dans leur principe.  De conception récente, leur interface est très intuitive pour justement permettre une adoption rapide. C’est un peu similaire à ce qui s’est passé avec le smartphone qui est un appareil très riche et qui est pourtant vendu aujourd’hui quasiment sans documentation. Cet aspect intuitif et standardisé réduit donc la formation nécessaire et le risque de résistance au changement.

La gestion du changement portera essentiellement sur les nouveaux usages: le stockage collaboratif et le partage ou transfert  de documents, la vidéo conférence, la synchronisation sur le poste de travail. Ces fonctions sont toutefois des plus qui peuvent être adoptées progressivement par les utilisateurs , en rayonnant à partir d’utilisateurs référents. Elles ne sont donc pas bloquantes à la migration et allègent la gestion du changement qui peut être échelonnée.

Fonctionnant en mode Saas et web, aucune installation, aucun déploiement, aucun investissement ou achat de licence ne sont nécessaires. L’infrastructure est en place, il n’y a qu’à créer son environnement, ses utilisateurs et sa structure. C’est un gain considérable. Seul Office 365 nécessite encore un déploiement sur le poste de travail des applications.

La migration et la reprise des données sont très standardisées. Ces outils ont tous développé des outils de migration de données qui préparent, automatisent et sécurisent les reprises de données.  Et la plateforme sur laquelle on vient déployer ses données et utilisateurs est déjà opérationnelle, elle n’a pas besoin d’être testée, les tests de bascule peuvent donc être considérablement simplifiés.

Ainsi une migration sur un outil collaboratif, même si elle est très critique car elle concerne tous les utilisateurs de l’entreprise et peut représenter un grand volume de dossiers et de données à reprendre, est une opération beaucoup plus simple et légère qu’un migration sur un outil de gestion. Elle est aussi bien plus standardisée et moins risquée.

La conséquence en est que les temps passés , les délais et les coûts d’une telle migration sont très limités. Par ailleurs  les coûts d’abonnement sont faibles et permettront de très vite trouver un ROI dans la gestion des matériels et licences et dans le temps gagné par l’équipe informatique. Sans parler du gain de productivité des collaborateurs. La migration se prépare, mais elle ne doit donc pas être un obstacle à votre décision.

Alors comment passer au mode collaboratif ?

Le mode de travail collaboratif est une vague de fonds qu’aucune structure, publique ou privée, ne pourra éviter de prendre. Il est un véritable enjeu de productivité pour les collaborateurs et absolument nécessaire à la mobilité. Reporter la décision ne fera que pénaliser et faire prendre du retard à l’entreprise. La question n’est pas de savoir si il faut y aller mais quand et comment.

Il faut commencer par se renseigner, accepter de consacrer un minimum de temps à assister à une présentation pour avoir les idées claires et surmonter les appréhensions.

La direction de l’entreprise doit être partie prenante et afficher sa conviction et son adhésion.

Ensuite il faut se fixer des étapes pour passer progressivement au mode collaboratif en laissant le temps aux collaborateurs d’appréhender les outils et le nouveau mode de fonctionnement.

Un bon prestataire saura vous accompagner et vous conseiller pour gérer un déploiement rapide et simple.

Un passage en collaboratif est en général un projet à l’issue duquel on se demande comment on faisait avant.

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