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Faire évoluer son serveur de fichiers vers une solution cloud de stockage en ligne

Traditionnellement le serveur de fichier est géré en interne par les entreprises pour des raisons de sécurité et criticité.

Avec l’explosion des volumes de données, les nouveaux usages comme la mobilité et le travail collaboratif, les solutions cloud de stockage en ligne sont devenues plus complètes et performantes qu’un serveur dédié.

Nous allons voir pourquoi et comment choisir sa solution.

Le rôle critique d’un serveur de fichiers

Ce serveur est critique car il contient les informations clés de l’entreprise, son savoir faire et ses méthodes de travail, ses données commerciales.

En centralisant le stockage des informations de la vie de l’entreprise, il permet le partage de l’information et réduit le risque de perte des informations stockées sur les postes locaux, il assure une gestion des accès sécurisée et centralisée, il garantit une sauvegarde des données et leur pérennité.

Dans une entreprise multi-sites, un serveur de fichier centralisé est un incontournable pour permettre aux collaborateurs des différents sites de partager l’information et bien travailler ensemble.

 

Une infrastructure de serveur de fichiers est complexe et coûteuse 

A partir du moment où l’on centralise sur un serveur un rôle aussi critique, les exigences en termes de niveaux de service deviennent très fortes : plage de disponibilité garantie, taux de disponibilité, GTR, perte de données.

L’infrastructure devient donc complexe et couteuse à mettre en place : capacité de stockage, temps de réponse, évolutivité, sécurité des accès, accès VPN, fonctionnement en cluster pour garantir la disponibilité en 24/7… tout ceci a un coût et représente une complexité pour l’équipe SI d’une PME.

Compte tenu de l’évolution rapide des organisations et des technologies, cette infrastructure complexe est aussi couteuse en mise en place, en évolution comme en migration.

 

Les nouveaux besoins collaboratifs des utilisateurs

L’évolution des usages entraine aussi des besoins nouveaux : mobilité, collaboration en ligne, partage avec des partenaires externes, envois de fichiers volumineux,…qui se retrouvent dans les fonctionnalités suivantes :

  • accès sécurisé par internet pour les collaborateurs,
  • fonction de synchronisation sur un poste local pour travailler en mode déconnecté,
  • fonction de partage de dossier(s) ou de document(s) avec des partenaires externes,
  • fonction d’envoi de fichiers volumineux à des tiers,
  • gestion fine des accès et des droits pour éviter une dissémination des documents.

 

Les solutions cloud de stockage en ligne répondent à toutes ces contraintes de manière intégrée

Une solution cloud simplifie d’abord la gestion de l’infrastructure et en réduit les coûts en investissement et exploitation :

  • simplicité et rapidité de mise en place, l’infrastructure existe, il n’y a qu’à transférer ses données,
  • pas de coûts de migration et d’évolution, l’opérateur cloud lisse dans son abonnement la gestion des évolutions de sa plateforme et en garantit l’évolutivité dans la durée, l’augmentation de capacité se fait en quelques clics, les changements sont transparents pour le client,
  • sécurité de l’infrastructure, en gérant une volumétrie importante, l’opérateur cloud dispose plus facilement en standard des compétences et des moyens techniques pour une sécurité maximum (redondance des datacenters et des moyens, politique de sécurité et outils…),
  • fonctionnalités poussées d’administration, que ce soit pour la gestion des droits, la traçabilité ou la gestion des alertes, les solutions cloud ont développé un socle de fonctionnalités répondant aux besoins de leurs clients bien plus large que ce qu’une société seule pourrait mettre en œuvre.

Les solutions de stockage en ligne embarquent également les fonctionnalités demandées par la mobilité et le mode collaboratif dans les meilleures conditions de sécurité :

  • synchronisation sur le poste de travail,
  • travail en ligne,
  • accès web sécurisé,
  • partage et transfert en interne comme avec l’extérieur,…

 

Les risques à ne pas proposer de stockage en ligne

Ne pas proposer de mode collaboratif expose aujourd’hui une entreprise à perdre le contrôle des usages et de ses données :

  • les collaborateurs vont faire des copies locales sur leur poste de travail, avec un risque de désynchronisation, de perte, voir de vol, de données en cas de vol ou panne,
  • les collaborateurs vont utiliser des solutions gratuites grand public pour répondre aux besoins de partage ou transfert auxquels leur entreprise n’a pas répondu, d’autant plus qu’ils utilisent souvent déjà ces solutions à titre personnel. Mais ces solutions gratuites n’offrent pas du tout le même niveau de sécurité et confidentialité qu’une solution professionnelle, le risque de sécurité est réel.

 

Les deux grandes catégories d’offre

1. Les solutions de Drive embarquées avec une suite bureautique

Qu’il s’agisse de Microsoft Office Office 365 ou Google Apps. Chacune propose un espace de stockage individuel pour chaque utilisateur avec des règles de gestion centralisée sur la gestion des droits. Elles présentent l’avantage d’une intégration souvent poussée avec les fonctionnalités de bureautique, par exemple Google Apps permet de travailler en ligne à plusieurs sur un document en traçant les modifications des différents utilisateurs. Inversement, leur mise en place suppose un changement d’habitude dans la gestion des espaces de stockage sur lequel il faut former et accompagner les utilisateurs. Ces solutions sont uniquement proposées par des acteurs américains et la localisation des centres d’hébergement peut être un problème.

2. Les solutions dédiées au stockage en ligne collaboratif

Les solutions dédiées ressemblent davantage à un serveur de fichier classique, elles permettent de conserver des espaces communs comme des espaces individuels. Elles ont affiné leurs fonctionnalités de gestion de droits pour sécuriser et centraliser le contrôle des accès. Elles sont souvent d’un apprentissage simple pour l’utilisateur et la gestion du changement est plus simple. Elles sont en général interfaçables avec l’annuaire de l’entreprise.

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Comment choisir sa solution ?

Très classiquement, en qualifiant précisément son objectif et ses besoins.

  • Si votre objectif est avant tout centré sur la bureautique, il vaut probablement mieux s’orienter vers une solution bureautique intégrant le Drive, mais attention à bien prévoir de consacrer le temps nécessaire à configurer et assurer la gestion du changement sur les espaces de stockage, il faut passer par un intégrateur expérimenté.
  • Si votre objectif est avant tout de faire évoluer votre solution de stockage en intégrant des fonctionnalités de partage et mobilité, le plus simple est de choisir une solution dédiée qui limitera les changements pour les utilisateurs tout en proposant des fonctionnalités très abouties ainsi qu’un excellent contrôle des accès et une traçabilité.

Pour aller plus loin sur le sujet, voir nos pages Google Apps, ou Stockage en ligne collaboratif sur le site www.alfa-safety.fr.

 

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