Pourquoi et comment passer à la TOIP ?

En février dernier, Orange annonçait son intention de mettre fin à la téléphonique traditionnelle analogique. A l’origine de cette décision, la volonté de l’opérateur historique de ne pas conserver de mille-feuille technologique…

Les entreprises qui utilisent encore cette solution vont devoir se soumettre au changement. Il est temps pour elles de passer à la TOIP.

Quel intérêt ?

Les avantages d’un passage à la TOIP peuvent être résumés en 3 points :

  • Supprimer la contrainte matérielle

La TOIP consiste à faire passer la téléphonique sur un réseau informatique et non plus sur un canal distinct qu’est le réseau téléphonique classique.

En ce sens, le passage à la TOIP permet en interne de se débarrasser des équipements traditionnels. Plus besoin par exemple d’installer des prises téléphoniques pour raccorder un nouveau poste et ouvrir une ligne. Une prise réseau suffit !

Côté coulisses, la commutation se fait via un IPBX qui, si l’on schématise est un logiciel, le plus souvent fourni en mode locatif SaaS, qui va se charger de router les appels. Cette orchestration peut tout à fait être réalisée à l’extérieur de l’entreprise avec un IPBX situé dans un datacenter.

  • Réduire les coûts

Passer par le lien internet plutôt que le réseau téléphonique permet de réaliser des économies à plusieurs niveaux.

Puisque l’on va délaisser les lignes analogiques et passer uniquement sur le réseau informatique, on simplifie la gestion de la téléphonie en interne et l’on réduit les coûts (1 seule infrastructure et plus de transformation lourde à envisager en cas d’évolution).

Ensuite, le marché de la ToIP est beaucoup plus concurrentiel et ouvert que la téléphonie classique, et les coûts des communications sont nettement inférieurs, on peut estimer qu’elle va permettre une réduction des coûts de 30 à 50 % pour le même volume d’appels passés.

Enfin, pour les entreprises qui disposent d’un réseau VPN entre leurs différents sites, les appels inter-sites transitent en interne sur le réseau  et sont donc gratuits.

  • Gagner en souplesse

Exit donc les installations physiques de la téléphonie classique, les lignes téléphoniques, le brassage des lignes, le standard. Avant tout logicielle, et s’appuyant sur le réseau informatique existant, la TOIP offre une plus grande souplesse notamment d’évolution.

Pour commencer, il n’y a plus besoin pour l’opérateur ou intégrateur d’intervenir sur site et tout peut être réalisé à distance. La gestion des incidents ou l’ouverture d’une nouvelle ligne par exemple se fait en quelques clics. De la même manière, si l’on veut doubler la capacité de la solution quelques minutes suffisent.

Par ailleurs, les solutions de TOIP intègrent de base  de nombreux fonctionnalités complémentaires comme le pré-décroché, les transferts d’appels manuels ou automatiques, la mise en conférence téléphonique… que l’utilisateur va pouvoir administrer lui-même. Enfin, la création de groupes  (par service ou par bureau par exemple) rend possible l’interception d’appels.

Quels changements ?

Nous venons de le voir, la TOIP offre bien des avantages pour les TPE, les PME et les grands groupes. Les uns vont trouver satisfaction dans la réduction des coûts de communication et les autres dans la gestion plus efficace de la téléphonie.

La solution est éprouvée en termes de fiabilité et très simple à déployer. L’installation consiste à configurer l’IPBX et raccorder les téléphones configurés au réseau informatique de l’entreprise pour les connecter à l’IPBX externalisé via une connexion internet.

Il est important de bien qualifier son volume des communications et choisir le bon lien réseau WAN qui va transporter le trafic téléphone : c’est ce qui va assurer une qualité de communication fluide. Vous pouvez oublier le stéréotype des communications hachées en ToiP, aujourd’hui la qualité des réseaux et le débit disponible garantissent une qualité équivalente.

Le moment délicat est bien sûr celui de la bascule qui doit être bien planifiée : la portabilité des numéros prend une quinzaine de jours et le transfert entre les deux opérateurs ou technologies doit se faire sans coupure. C’est aujourd’hui une opération complètement rodée et fréquente, vous pouvez par précaution choisir un jour ou l’activité de l’entreprise est réduite.

Enfin, il convient de s’assurer du support. Il est en effet impossible de se passer du téléphone et en ToIP le service est externalisé, vous aurez donc besoin d’un accès rapide à un support efficace et réactif  pour gérer l’évolution de vos besoins ou les éventuels dysfonctionnements. C’est un critère de choix essentiel pour une entreprise et il ne faut pas tomber dans le piège de privilégier uniquement un prix bas qui s’accompagnera souvent d’un support au rabais et difficile à joindre. La ToIP permet techniquement de faire des évolutions de configurations et de déployer de nouvelles installations très rapidement, un support de qualité et réactif vous permettra de réaliser ces opérations avec une réactivité que vous ne pouviez espérer en téléphonie classique.

A un horizon de quelques années la téléphonie classique aura disparu. La question n’est pas de savoir si une entreprise va passer en ToIP, mais quand et comment ? Il faut considérer le passage en ToIP dans un contexte plus large  de la transition numérique et la convergence de plusieurs évolutions : la ToIP, le travail collaboratif, la travail à distance et la mobilité. La ToIP participe à la transition numérique, elle contribue à faciliter les communications et à rendre la collaboration à distance plus simple et efficace.  Combinée avec la baisse substantielle des coûts, c’est l’enjeu majeur du passage en ToIP pour les entreprises et une motivation forte pour engager cette évolution au plus vite.

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