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PME : passer au collaboratif 1/2 c’est simple et apporte de vrais gains de productivité

La presse nous inonde d’articles sur le tsunami de la transition numérique, du mode collaboratif, et des nouveaux comportements de la génération Y. La réalité dans les PMEs est bien différente.

Beaucoup d’entre elles se contentent de fournir à leur personnel une messagerie basique imap sur un outlook hors d’age installé sur le poste de travail et avec une connexion internet insuffisante. Les documents sont pour l’essentiel sur les postes de travail des collaborateurs et un serveur (physique) de fichiers situé dans les locaux principaux permet aux collaborateurs du siège de partager leurs documents. Pour ceux qui se trouvent sur un site distant, il faut leur envoyer une pièce jointe sur un boite mail qui sera vite saturée. Le serveur est soit-disant sauvegardé, mais les tests de restauration sont rarement effectués. Le partage de documents avec l’extérieur se fait en général par une pièce jointe en mail ou un antédiluvien espace FTP.

Pourtant passer au collaboratif permet de rendre ses collaborateurs très vite beaucoup plus efficaces, informés et réactifs. Mais le collaboratif reste aussi une notion confuse, on n’en mesure pas bien le contour, l’intérêt et on butte sur des craintes et a priori.

Voici donc premier sur le sujet qui a pour objectif d’éclaircir le paysage, nous aborderons les fonctionnalités et les gains de productivité apportés par le collaboratif, son apport pour la mobilité, avec des cas d’usage concrets, et nous présenterons les principales solutions.

Un second article à paraître abordera les craintes et objections et expliquera comment simplement les surmonter et mener son projet de déploiement.

Le collaboratif, cela consiste en quoi ? et qu’est-ce que cela nous apporte ?

Le collaboratif est un ensemble de services applicatifs qui vont permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus collective, efficace et rapide, tant en interne qu’avec les clients et partenaires de l’entreprise et ceci en mobilité.

Le collaboratif est une fusée à 4 étages, les deux premiers sont indispensables au décollage, le troisième, la bureautique vient s’articuler avec les deux premiers, le quatrième permettra d’aller plus loin,

1/ La messagerie collaborative : des fonctions élargies de communication

Le mail a été une révolution de ces quinze dernières années, mais la messagerie collaborative, c’est bien plus que cela :

  • un accès en web de partout, de son poste ou d’un autre, sans rien avoir à installer ou maintenir sur le poste de travail,
  • une messagerie riche avec des fonctions de classement et recherche avancées pour gérer et prioriser facilement le flux de mails que l’on reçoit chaque jour,
  • un agenda partageable, agenda individuel bien sûr mais aussi agenda de ressources (salle de réunion, voiture de service) et des agendas de projets ou d’équipe (congés du service technique, planning du projet X),
  • une gestion des contacts individuels et partageables,
  • une messagerie instantanée ou chat pour tous les échanges courts et temps réels qui ne nécessitent pas un mail, cela permet aussi de décongestionner la pile de mail,
  • une solution de vidéo-conférence pour échanger en vidéo de poste à poste, avec la possibilité de partager son écran pour animer une réunion avec un document. La vidéo-conférence sur le poste de travail n’est pas un gadget, elle permet de participer de n’importe où, à un échange qui aurait autrement nécessité un déplacement.

2/ Le stockage partagé de documents ou « drive »

Il s’agit de notre bon vieux serveur de fichiers qui va prendre un vrai coup de jeune avec de nouvelles fonctions qui vont permettre d’accéder et partager les contenus bien plus simplement, on parle de « drive ».

  • Cela reste un espace de stockage partageable avec une gestion fine des droits d’accès,
  • Mais cet espace est accessible en toute sécurité de partout avec une simple connexion internet, de son poste ou d’un autre,
  • Une fonction de synchronisation sur le poste de travail pour travailler en mode déconnecté ou lorsque la connexion haut débit est trop lente,
  • Une fonction fine de gestion des partages en interne comme en externe, pour donner à tous les membres d’une équipe transverse accès au répertoire de leur projet,
  • Une fonction de transfert de fichiers, en download comme en up-load, idéale pour transférer avec l’extérieur des fichiers volumineux sans saturer sa messagerie, la bande passante internet, ou la boite mail de son correspondant,
  • une gestion des annotations, commentaires, modifications, et même un mode de travail à plusieurs en ligne sur le même document, avec la possibilité de revenir à une version antérieure,
  • une fonction de recherche étendue sur le stock des documents,

3/ Une suite bureautique élargie

Nous n’allons pas nous étendre sur la suite bureautique car le collaboratif n’apporte pas de révolution dans ce domaine. Le grand apport du collaboratif réside dans les deux premiers domaines que nous venons de décrire. Mais il impacte également la suite bureautique parce que celle-ci va s’intégrer avec le Drive, apporter la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document, le partager lors d’un chat ou d’une conférence vidéo, gérer des version différentes,… Il faut aussi savoir que les éditeurs proposent des « packages » qui intègrent le collaboratif et la bureautique.

4/ Le réseau social d’entreprise, ou rse, ou micro-sites

L’étape suivante consiste à créer un réseau social d’entreprise , souvent appelé RSE, sur lequel les collaboratif pourront publier des informations, tenir au courant la société de leurs activités et projet et créer des communautés virtuelles pour échanger sur une thématique donnée : un domaine de compétence, un secteur d’activité, un projet, un partage d’expérience ,…

A terme on peut imaginer que la messagerie aura disparue, remplacée par ce réseau social ou se passeront l’essentiel des échanges…

Cela peut aussi prendre la forme de sites spécialisés sur une thématique et ouvert sur une communauté externe ( les clients ou partenaires) ou même tout le web.

Cela existe, certaines entreprises déploient déjà ce type de solutions, certaine passent même directement à cette étape pour connecter des collaborateurs qui utilisaient très peu un poste de travail ou leur messagerie. Il s’agit d’un projet qui implique une vraie gestion du changement avec implication des Ressources Humaines et de la Direction pour expliquer les nouveaux modes de communication et accompagner les collaborateurs.

Le collaboratif intègre et facilité la mobilité

La mobilité est l’une des toutes premières problématiques des entreprises. Elle implique qu’un utilisateur puisse accéder à sa messagerie, son agendas, ses contacts et ses données en dehors du bureau: en déplacement, en télétravail, sur un site distant, pour une intervention en urgence.

Les outils collaboratifs intègrent et facilitent tous la mobilité et ses usages.

  • Tout d’abord techniquement, ils sont accessibles de partout par internet, du poste de travail nomade de l’utilisateur, ou depuis n’importe quel poste en accès web.
  • Toujours techniquement, ils intègrent tous de manière native et très simple la synchronisation avec le smartphone ou une tablette. Il est extrêmement simple de retrouver sur son téléphone, sa messagerie, ses contacts, son agendas et même ses documents. Des fonctions avancées permettent de gérer en touts sécurité la perte ou le vol de l’appareil en verrouillant ou supprimant les données locales.
  • La synchronisation sur le poste de travail , ou  mode déconnecté, permet de travailler sur son poste de travail en l’absence d’une connexion de qualité suffisante. Elle assure aussi la remontée des modifications sur le stockage centralisé afin d’assurer la cohérence de l’ensemble et qu’aucun travail ne sera perdu.

Ainsi donc, équiper ses utilisateurs en mobilité devient très simple et se fait avec la même console administrateur. pas de surcoût ni de complexité techniques, de risque de dé-synchronisation ou de perte de données.

Cas d’usage et gains de productivité avec le collaboratif

Les cas d’usage sont innombrables, voici quelques exemples que chacun pourra transposer dans son organisation :

  • un cabinet d’avocat, gestion des plannings par affaire, partage des documents en mode versionning avec des confrères, échanges sur des dossiers similaires, classement électronique ultra-performant et sécurisé,
  • un société de conseil, accès à distance sécurisé via une simple connexion internet, agendas d’équipe, partage de document avec synchronisation sur le poste de travail, partage avec les clients des dossiers de travail, vidéo conférence entre consultants ou avec les clients,…
  • une agence de création graphique ou de relation presse : partage des fichiers médias avec les clients, planning de campagne, chat ou vidéo conférence avec travail en ligne sur le document,
  • Direction commerciale: des commerciaux qui ont toujours accès à toutes leurs ressources d’où qu’ils soient, avec ou sans connexion internet, des rendez vous en video conférence pour les points intermédiaires ou un déplacement qui ne peut pas se faire,
  • Collectivité locale, mairie, communauté de commune, département : une messagerie simple, complète et économique pour tous les personnels, une solution bureautique commune, un espace de stockage accessible à tous les utilisateurs depuis tous les sites de la collectivité. Une vraie solution complète et simple aussi pour les élus. et surtout une économie de coûts et d’administration très sensible pour le budget de la DSI,
  • Etablissement d’enseignement supérieur : des accès et partages pour les enseignants et les étudiants, sans aucun matériel impliqué, par matière, année, cours,…
  • Entreprise multi-sites : un seul serveur de fichier pour tous, accessible de partout quelque soit la connexion internet, la possibilité aux collaborateurs distants de chater ou d’échanger en vidéo avec leurs collègues d’un autre site,
  • Gestion de projets transverse : partage du planning, des documents, gestion des modifications et des versions, réunions en ligne,…
  • DSI: plus de déploiement sur les postes de travail, plus de migrations, une maintenance considérablement simplifiée,

Quels sont les principales solutions ?

Microsoft Office 365

Office 365 regroupe le standard de la messagerie et de la bureautique avec un stockage en ligne en 1 package global.  Si vous êtes un inconditionnel de Microsoft Office , c’est la voie la plus complète et intégrée. Mais attention, ce n’est pas la plus simple, on conserve les travers de Microsoft, les licences peuvent chiffrer assez vite, il faut continuer à gérer un budget licences compliqué, il faut continuer à déployer les logiciels sur le poste de travail (c’est un demi mode saas) et les changement de version chez Microsoft sont toujours compliquées, et le drive n’est pas aussi abouti à notre sens que les autres solutions du marché. Bref cela reste du Microsoft avec ses forces et ses travers.

Google Apps

Google Apps, c’est un Gmail professionnel, c’est à dire une messagerie collaborative exceptionnelle avec le chat et la vidéo en ligne + un stockage ultra performant + une suite bureautique qui peut remplacer Office pour 90% des usages, le tout pour un prix canon. C’est du vrai Saas, tout est en ligne via internet sans aucune installation sur le poste, les mises à jour se font au fil de l’eau, et l’interface est d’une simplicité et facilité déconcertantes pour les utilisateurs. Google Apps offre des passerelles avec MS Office  pour vous permettre de conserver vos utilisateurs les plus exigeants sous Office. C’est enfin un gain de temps considérable pour l’équipe informatique qui n’a presque plus rien à faire. La bureautique est très simple à utiliser mais cela restera un changement pour les utilisateurs, il faut donc prévoir un accompagnement.

Solution de stockage collaobratif en ligne

Si vous souhaitez vous concentrer dans un premier temps sur la modernisation de votre serveur de fichiers, et si vous êtes exigeants sur la sécurité de la gestion des droits d’accès, une solution de stockage en ligne partagé est une excellent première étape pour passer au collaboratif. Vous pourrez remplacer pour un coût modique votre vieux service de fichiers et proposer de nouvelles fonctionnalités de partage/transfert/synchro à vos collaborateurs en toute simplicité. C’est un vrai gain très facile à mettre en place, simple à administrer et d’un coût d’exploitation plus que raisonnable.

Conclusion, n’attendez pas pour gagner en productivité, testez ces solutions !

On voit vite que les gains de productivité sont immédiats et qu’ils concernent l’ensemble de la population d’une entreprise.

Un simple gain de 5mn par jour et par personne représente 1% de gain de productivité à l’échelle de la masse salariale. Une ou deux fonctionnalités du collaboratif peuvent améliorer immédiatement le quotidien de vos utilisateurs. une ou deux autres caractéristiques allègeront radicalement la charge de travail de votre équipe informatique.

Pour avancer sans risque, il faut se rendre compte par soi-même et la meilleure solution pour cela est de faire un test.

Ces solutions sont d’un déploiement très simple, faire un test pour une démonstration ou une évaluation sur quelques utilisateurs pilotes pendant quelques semaines ne demande que très peu de temps et aucun coût de mise en place technique. Cela permet en revanche de se rendre compte des fonctionnalités, de la facilité d’usage et des gains potentiels. Cela permet en particulier de mesurer l’apport des nouvelles fonctionnalités et de visualiser les nouvelles interfaces qui sont très simples , en particulier pour Google Apps et le stockage collaboratif.

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre site web sur Google Apps ou le stockage en ligne collaboratif, et n’hésitez pas à nous interroger.

 

 

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